10 goldene Regeln für den Einkauf von Maschinen

Vertragsabschlüsse im Rahmen von Maschineneinkäufen bedürfen einer besonderen Sorgfalt und Beachtung, damit Sie bei später auftretenden Schwierigkeiten in der Durchführung des Vertrages auf eine möglichst sichere vertragliche Grundlage zurückgreifen können.

Auf folgende Punkte sollten Sie beim Maschineneinkauf besonders achten:

1. Behalten Sie sich die Möglichkeit von nachträglichen technischen Abänderungen vor!

Insbesondere bei längeren Lieferfristen kann es z.B. aufgrund von technischen Veränderungen im Produktionsbereich erforderlich werden, vereinbarte Spezifikationen der bestellten Maschine zu ändern. Hierauf haben Sie aber ohne eine entsprechende vertragliche Regelung keinen Anspruch. Deshalb sollte eine entsprechende Regelung dringend in Ihren Vertrag auf-genommen werden.

Formulierungsvorschlag:

„Änderungen des Leistungsinhaltes

Im Rahmen der Zumutbarkeit für den Auftragnehmer kann der Auftraggeber Ände-rungen des Vertragsgegenstandes und/oder Ergänzungen des Vertragsgegenstandes verlangen. Dabei sind die Auswirkungen von beiden Seiten, insbesondere hinsichtlich der Mehr- oder Minderkosten sowie der vereinbarten Termine angemessen zu berück-sichtigen.
Die entstehenden Mehr- oder Minderkosten werden auf der Kalkulations- und Auf-tragsbasis des Hauptauftrages ermittelt. In diesem Zusammenhang ist der Auftragge-ber berechtigt, vor seiner Entscheidung über eine Durchführung der Änderung die Of-fenlegung der Kalkulation des Auftragnehmers zu verlangen.“

2. Garantierte Eigenschaften können sich später als hilfreich erweisen!

Lassen Sie sich bestimmte Eigenschaften bzw. Spezifikationen, deren Einhaltung für Ihr Un-ternehmen besonders wichtig ist, vom Lieferanten garantieren oder ausdrücklich zusichern. Sie erreichen damit, dass der Lieferant im Falle der Nichteinhaltung für Folgeschäden auch dann haftet, wenn ihm hinsichtlich des Fehlens der garantierten Beschaffenheit kein Ver-schulden vorgeworfen werden kann. Solche Garantien sind besonders wichtig, wenn durch das Fehlen der Beschaffenheit ein besonders hoher Folgeschaden eintreten kann.

Formulierungsvorschlag:

„Der Auftragnehmer garantiert dem Auftraggeber die Einhaltung folgender Spezifikationen: …….

Ergänzender Hinweis: Eine allgemeine Regelung, dass sämtliche vereinbarten Spezifikationen vom Auftragnehmer garantiert werden hält einer AGB-rechtlichen Kontrolle in der Regel nicht stand.

3. Vereinbaren Sie das Recht auf Selbstnachbesserung (Ersatzvornahme)!

Da die Ersatzvornahme (Selbstnachbesserung oder Beseitigung eines Mangels durch einen Dritten auf Kosten des Auftragnehmers) gesetzlich nur für den Werkvertrag vorgesehen ist, in den meisten Fällen aber beim Kauf einer Maschine Kaufvertragsrecht anzuwenden ist (s.o.) empfiehlt es sich, einen entsprechenden Anspruch vertraglich zu regeln. Außerdem sollte auch die Ersatzvornahme in dringenden Fällen geregelt werden.

Formulierungsvorschlag:

„Zusätzlich zu seinen gesetzlichen Mängelansprüchen kann der Auftraggeber wegen eines Mangels des Vertragsgegenstandes nach erfolglosem Ablauf einer von ihm dem Auftragnehmer zur Nacherfüllung bestimmten angemessenen Frist den Mangel selbst beseitigen oder von einem Dritten beseitigen lassen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen verlangen, wenn nicht der Auftragnehmer die Nacherfüllung zu Recht verweigert. In dringenden Fällen wie der Gefährdung der Betriebssicherheit oder zur Abwehr einer akuten Gefahr von erheblichen Schäden kann der Auftraggeber den Mangel auch ohne vorherige Aufforderung des Auftragnehmers auf Kosten des Auf-tragnehmers selbst beseitigen oder beseitigen lassen, wenn es wegen besonderer Dringlichkeit nicht mehr möglich ist, den Auftragnehmer von dem Mangel und dem drohenden Schaden zu unterrichten und ihm Gelegenheit zur eigenen Abhilfe zu geben.“

4. Regeln Sie ggf. auch die Verfügbarkeit der Anlage

Gerade im Fall von häufigen Ausfällen einer Maschine kann es hilfreich sein, wenn im Vertrag eine Vereinbarung über die Verfügbarkeit der Maschine getroffen worden ist. In diesem Zusammenhang ist auch sinnvoll, die Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung der Verfügbarkeit zu regeln. Dies kann zum Beispiel ein Rücktrittsrecht oder eine Vertragsstrafe sein.

Formulierungsbeispiel:
„Der Auftragnehmer gewährleistet (noch besser: garantiert), dass der Vertragsgegens-tand innerhalb der Gewährleistungszeit nicht mehr als …. Stunden pro Betriebsjahr nicht verfügbar ist. Der Vertragsgegenstand gilt dann als nicht verfügbar wenn er insgesamt oder in für den Auftraggeber wesentlichen Teilen nicht genutzt werden kann, ohne dass dies durch eine vom Auftraggeber zu vertretende Störung oder durch höhere Gewalt verursacht worden ist.
An dem Vertragsgegenstand werden vom Auftragnehmer technische Aufzeichnungsge-räte installiert, welche die Stillstandszeiten dokumentieren.

Ergänzender Formulierungsvorschlag zur Vertragsstrafe (möglichst als Individualver-einbarung): Wird die zugesicherte Verfügbarkeit nicht eingehalten (d.h. der Vertrags-gegenstand war mehr als… Stunden im Betriebsjahr nicht verfügbar), so hat der Auf-tragnehmer an den Auftraggeber eine Vertragsstrafe von Euro…..pro Stunde, um wel-che die Nichtverfügbarkeit von… Stunden pro Betriebsjahr überschritten wurde, zu be-zahlen, höchstens jedoch …….Euro pro Jahr. Weitergehende Schäden, die dem Auftrag-geber durch die Nichterreichung der zugesicherten Verfügbarkeit entstehen hat der Auf-tragnehmer unter Anrechnung der Vertragsstrafe zu ersetzen.

Sonstige gesetzliche Ansprüche des Auftraggebers wie insbesondere seine Mängelans-prüche wegen Nichtverfügbarkeit der Anlage bleiben unberührt.“

5. Vereinbaren Sie eine förmliche Abnahme und die an diese Abnahme geknüpften Rechtsfolgen!

Seit Inkrafttreten der Schuldrechtsreform zum 01.01.2002 fallen auch Anlagen, die speziell für Ihr Unternehmen hergestellt werden nicht mehr unter das Werkvertragsrecht sondern unter das Kaufvertragsrecht!

Vor der Schuldrechtsreform fand auf solche speziell für Ihre Bedürfnisse angefertigten Pro-dukte („nicht vertretbare Sachen“) das Werkvertragsrecht Anwendung. Dies hat sich durch den im Rahmen der Schuldrechtsreform neu gefassten § 651 BGB jedoch entscheidend geän-dert. § 651 BGB lautet nun wie folgt:

„ Auf einen Vertrag, der die Lieferung herzustellender oder zu erzeugender beweglicher Sa-chen zum Gegenstand hat, finden die Vorschriften über den Kauf Anwendung….“
Damit ist auf alle nach dem 31.12.2001 abgeschlossenen Verträge über die Herstellung und Lieferung einer Maschine das Kaufvertragsrecht anzuwenden und zwar auch dann, wenn die Maschine speziell auf die Bestellerwünsche hin hergestellt wird. Nur wenn die Einpassung in ein Gesamtwerk (z.B. ein Gebäude) oder die geistige Leistung (z.B. Planung der Maschine) gegenüber der Herstellung und Lieferung der Maschine im Vordergrund steht kommt Werk-vertragsrecht zur Anwendung. Dies wäre z.B. der Fall, wenn die Planung einer Maschine we-sentlich aufwendiger und teurer wäre, als die Herstellung der Maschine.

Mit der Verlagerung vom Werkvertrag zum Kaufvertrag ist für Sie als Einkäufer ein wesentli-cher Nachteil verbunden: Die Erfüllung des Vertrages findet nun nicht mehr durch die Ab-nahme statt, sondern bereits durch die Lieferung, bzw. – falls auch die Montage durch den Lieferanten vorgenommen wird – mit erfolgter Montage. Damit sind die mit der Erfüllung des Vertrages verbundenen Rechtsfolgen, wie z.B. Beginn der Verjährungsfrist für Mängelans-prüche, Fälligkeit der Zahlungsansprüche, Gefahrenübergang, etc. deutlich vorverlagert. In der Regel werden Sie zwar im Rahmen des Maschineneinkaufs eine Abnahme vertraglich ver-einbaren. Dies bedeutet aber noch nicht, dass die vom Gesetz beim Kaufvertrag an die Lieferung geknüpften Folgen erst mit der Abnahme eintreten.
Praxistipp: Sie sollten deshalb im Maschinenkaufvertrag nicht nur die Durchführung einer förmlichen Abnahme regeln, sondern darüber hinaus ausdrücklich auch die gesetzlich an die Lieferung geknüpften Folgen auf den Abnahmezeitpunkt verlagern. Eine solche Vereinbarung könnte wie folgt lauten:

Formulierungsvorschlag:

„Wirkungen der Abnahme …

Mit der Abnahme des Vertragsgegenstandes

• beginnt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche zu laufen,
• geht die Gefahr für den Vertragsgegenstand vom Auftragnehmer auf den Auf-traggeber über,
• geht die Beweislast hinsichtlich Mängeln am Vertragsgegenstand vom Auf-tragnehmer auf den Auftraggeber über und
• werden die (restlichen – bei vereinbarten Vorauszahlungen) Zahlungsansprü-che des Auftragnehmers fällig.“

Um sicher zu gehen, dass eine solche Vereinbarung wirksam ist, müsste diese im Wege einer Individualvereinbarung erfolgen, denn es ist fraglich, ob eine solche Regelung als Allgemeine Geschäftsbedingung vor Gericht standhalten würde. Eine gerichtliche Klärung ist hierzu noch nicht erfolgt.

6. Auch beim Maschineneinkauf muss eine unverzügliche Untersuchung der Ware nach § 377 HGB durchgeführt werden!

Gemäß dem im Rahmen der Schuldrechtsreform ebenfalls neu gefassten § 381 Absatz 2 Han-delsgesetzbuch (HGB) findet § 377 HGB auch auf einen Vertrag Anwendung, der die Liefe-rung herzustellender oder zu erzeugender beweglicher Sachen zum Gegenstand hat. Dies bedeutet, dass nun auch bei speziell auf Ihre Bedürfnisse angefertigten Maschinen nach Ab-lieferung der Maschine eine unverzügliche Untersuchung erfolgen muss, damit die Mängel-ansprüche nicht verloren gehen. Dabei ist zu beachten, dass nach ständiger Rechtsprechung die Ware nicht nur einer Sichtprüfung zu unterziehen ist, sondern vom Käufer auch durch technische Überprüfungen auf ihre vertragsgemäße Beschaffenheit untersucht werden muss.

Praxistipp:
Insbesondere in Fällen, wo der Lieferant einer Maschine auch die Montage und Inbetrieb-nahme schuldet und deshalb vertraglich eine Abnahme vereinbart wird, empfiehlt sich eine vertragliche Regelung, die klarstellt, dass eine Untersuchung der Maschine erst im Rahmen der vertraglich vereinbarten Abnahme stattfindet.

Formulierungsvorschlag:
„ Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, vom Auftragnehmer oder seinen Sublieferan-ten an die Baustelle versandte Teile zu übernehmen. Übernimmt der Auftraggeber die-se Teile dennoch, so geschieht die Übernahme auf Gefahr und Kosten des Auftragnehmers.

Die Wareneingangskontrolle erfolgt durch den Auftragnehmer für seinen Liefer- und Leistungsumfang. Dementsprechend wird auch keine Wareneingangskontrolle durch den Auftraggeber hinsichtlich gelieferter Anlagenteile durchgeführt.

Eine Wareneingangsprüfung durch den Auftraggeber findet auch dann nicht statt, wenn die Anlage als Ganzes geliefert wird, da zum Leistungsinhalt auch die Montage und Inbetriebnahme der Anlage durch den Auftragnehmer gehört. Eine Prüfung des Vertragsgegenstandes durch den Auftraggeber findet erst im Rahmen der Abnahme des Vertragsgegenstandes statt.“

Auch hinsichtlich einer solchen Regelung empfiehlt sich zur Sicherheit der Abschluss einer Individualvereinbarung!

7. Verschaffen Sie sich die Möglichkeit ausreichender Lieferkontrollen insbesondere bei langwierigen Herstellungsprozessen!

Diesbezüglich sollten Sie im Vertrag regeln, dass

• Ihnen der Auftragnehmer voraussichtliche Liefer-/Leistungsverzögerungen sowie Gründe und Dauer der Verzögerung rechtzeitig mitteilt
• der Auftragnehmer regelmäßig über den Arbeitsfortschritt berichtet (Sie könnten stattdessen auch einen Produktionsplan gemeinsam vereinbaren mit der Verpflich-tung, Ihnen unverzüglich mitzuteilen, wenn dieser nicht eingehalten werden kann)
• Sie als Auftraggeber von Zeit zu Zeit beim Auftragnehmer und ggf. auch bei seinen Subunternehmern Kontrollen hinsichtlich des Arbeitsfortschritts durchführen dürfen und hierbei vom Auftragnehmer unterstützt werden.

8. Vereinbaren Sie verbindliche Ausführungstermine und ggf. Vertragsstrafen

Die entscheidenden Termine sollten bei Vertragsabschluss feststehen und verbindlich ver-einbart werden. Gefährlich sind Vereinbarungen, nach denen ein verbindlicher Terminplan erst nach Vertragsabschluss erstellt werden soll, da der Auftragnehmer nach Abschluss des Vertrages keine Veranlassung mehr sehen wird, zeitlich knapp zu kalkulieren.

Formulierungsvorschlag:

„Die für die Erbringung der Lieferung oder Leistung in Ziffer…..vereinbarten Zwi-schen- und Endtermine sind für den Auftragnehmer verbindlich. Die Verschiebung von Terminen bedarf einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung.“

Formulierungsvorschlag für eine Vertragsstrafe bezogen auch auf Zwischentermine:

1)Gerät der Auftragnehmer durch Überschreitung des vereinbarten Fertigstel-lungstermins in Verzug, so verpflichten er sich, für jeden Kalendertag des Ver-zuges 0,2 % der Nettoauftragssumme zu zahlen, höchstens jedoch 5% der Net-toauftragssumme.
2)Gerät der Auftragnehmer durch Überschreitung der vertraglich vereinbarten Zwischenfristen in Verzug, so verpflichten er sich, für jeden Kalendertag des Verzuges 0,2% des auf die Teilleistungen, auf die sich die jeweilige Zwischen-frist bezieht, entfallenden Anteils an der Nettoauftragssumme zu zahlen, höch-stens jedoch 5 % der Nettoauftragssumme. Auf vorangehende Zwischenfristen verwirkte Vertragsstrafen werden bei Überschreitungen oder Verzügen auch der nachfolgenden Zwischenfristen berücksichtigt, so dass eine Kumulierung der Einzelvertragsstrafen ausgeschlossen ist.
3)Die maximal in Betracht kommenden Vertragsstrafen dürfen insgesamt 5 % der Nettoauftragssumme nicht übersteigen.
4)Die Geltendmachung der Vertragsstrafe braucht sich der Auftraggeber noch nicht bei der Abnahme vorzubehalten. Er kann sie vielmehr bis zur Schlusszah-lung geltend machen.
5)Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben vorbehalten; bei deren Geltend-machung wird eine gegebenenfalls verwirkte Vertragsstrafe auf den geltend ge-machten Schaden angerechnet.

9. Verpflichten Sie den Lieferanten zur Ersatzteillieferung

Inwieweit der Hersteller von Maschinen und Anlagen verpflichtet ist, Ersatzteile für die In-standhaltung der von ihm gelieferten Maschinen bereitzuhalten, ist umstritten. Nach allge-meiner Ansicht besteht eine solche Pflicht zur Ersatzteillieferung für eine gewisse Dauer nach Lieferung. Die Dauer des Vorhaltezeitraumes richtet sich nach den allgemeinen Grundsätzen von Treu und Glauben, wobei insbesondere Kriterien wie gewöhnliche Lebensdauer des zu ersetzenden Teils, der Wert des Gesamtproduktes und dessen Abnutzungsdauer zu be-rücksichtigen sind. Es ist sehr zu empfehlen, diese unsichere Rechtslage durch eine klare vertragliche Regelung zu vermeiden. Da nicht immer eindeutig ist, welche Teile unter „Er-satzteile“ fallen, empfiehlt es sich, ggf. in einer Anlage zum Vertrag die erforderlichen Er-satzteile konkret zu benennen. Diese Aufzählung sollte allerdings keinesfalls abschließend formuliert sein („Ersatzteile im Sinne von Ziffer…sind unter anderem…..“).

Formulierungsvorschlag:

„Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber während der gesamten Lauf-zeit der gelieferten Anlage, mindestens jedoch für einen Zeitraum von …Jahren, ge-rechnet vom Zeitpunkt der Abnahme, mit allen Ersatzteilen (siehe Anlage…) zu han-delsüblichen Preisen zu beliefern. Die Lieferung hat innerhalb von …Stunden/Kalendertagen/Wochen nach Auftragserteilung bzw. Ersatzteilanforderung zu erfolgen.“

Alternativ könnte man die Preise für die Ersatzteile auch für einen bestimmten Zeitraum fest vereinbaren.

10. Vereinbaren Sie ausreichend Sicherheiten!

Insbesondere im Falle hoher Anzahlungen empfiehlt sich eine Absicherung in Form einer Anzahlungsbürgschaft.
Die Vertragserfüllungsbürgschaft sichert Ihre Ansprüche während der Ausführung des Ver-trages, z.B. Verzugsansprüche oder Schadensersatzansprüche wegen Nichterfüllung.
Mit einer Bürgschaft für Mängelansprüche (Gewährleistungsbürgschaft) sichern Sie vor allem den Zeitraum nach der Vertragserfüllung bis zum Ablauf der Verjährungsfrist ab.

Praxistipp:

Bei der Vertragserfüllungs- und Gewährleistungssicherheit sollten Sie keinesfalls Bürgschaf-ten auf erstes Anfordern vereinbaren. Der Bundesgerichtshof hat bereits entschieden, dass eine solche Vereinbarung eine unangemessene Benachteiligung darstellt und damit jedenfalls als Allgemeine Geschäftsbedingung unwirksam ist. Die Bank wird Ihnen ggf. zwar eine entsprechende Bürgschaft ausstellen, im Zweifelsfall aber mit Berufung auf die entsprechen-den BGH-Urteile die Auszahlung verweigern, wenn Sie die Bürgschaft in Anspruch nehmen wollen. Sie stehen dann mit einer unwirksamen Vereinbarung und einer nutzlosen Bürg-schaftsurkunde ohne jegliche Absicherung da!
Ergänzender Hinweis: Bezüglich einer Anzahlungsbürgschaft auf erstes Anfordern gibt es noch kein entsprechendes Gerichtsurteil.

Da Maschineneinkäufe in der Regel sehr komplex sind, können die vorgenannten „Regeln“ nur als Unterstützung beim Abschluss Ihrer Verträge dienen. Dieser Artikel behandelt ohne Anspruch auf Vollständigkeit lediglich einige wichtige Regelungen aus dem Maschinen-Einkauf. Insbesondere zu folgenden Punkten sollten Sie in Ihren Verträgen noch Regelungen aufnehmen:

• Vertragsgrundlagen und die Reihenfolge ihrer Geltung bei Widersprüchen
• Vollmachten (z.B. für technische Änderungen oder sonstige Vertragsänderungen)
• Geheimhaltung
• Einsatz von Subunternehmern
• Beistellungen
• Arbeiten in Ihrem Werksbereich
• Technische Dokumentation
• Preise, Zahlungsbedingungen
• Funktionsprüfungen, Probebetrieb
• Durchführung der förmlichen Abnahme
• Einhaltung des neuesten Stand der Technik, der einschlägigen rechtlichen Bestim-mungen, Richtlinien von Behörden, Berufsgenossenschaften und Fachverbänden, etc.
• Verjährungsfrist
• Arbeitsplatz- und Umweltschutz
• Unfallverhütung, Emissionsbegrenzung, Immissionsschäden, Haftung
• Schutzrechte, Nutzungsrechte
• Rücktrittsrechte, Kündigung (z.B. bei Vermögensverschlechterung)